Foreninger skal booke digitalt fra 1. december

Fra og med 1. december 2014 skal din forening booke fodboldbaner, hundebaner, lokaler i medborgerhuse, haller og andre kommunale faciliteter på nettet.
Nærbillede af et tastatur

For nogle foreninger er det nyt, rigtig mange gør det allerede – men det er ny lovgivning, der nu bestemmer, at ”al udlån under folkeoplysningsloven” skal foregå digitalt.

Omfattet i Silkeborg Kommune er foreningers lån og leje af: 

  • Lokaler i medborgerhuse 
  • Fodboldbaner 
  • Gymnastiksale 
  • Haller 
  • Kunstgræsbaner 
  • Atletikstadion 
  • Bueskydningsbaner 
  • Hundebaner 
  • Krolfbaner 
  • Modelflyvebaner 
  • Tennisbaner

Hvad betyder det for jeres forening?

At lånet skal foregå digitalt betyder, kort fortalt, at: 

  • I skal bruge vores bookingsystem Planbook til at søge om lån af den facilitet, I gerne vil bruge. 
  • I kan ikke længere ringe eller maile til os og bede os om at lave bookingen for jer.
  • Hvis I ikke søger om lånet via Planbook, SKAL vi som kommune afvise jeres ansøgning.

Har du brug for hjælp?

Her på vores hjemmeside finder du en vejledning, der trin for trin guider dig gennem din booking.

Du er også altid velkommen til at kontakte os, hvis:

  • du har brug for hjælp til at gennemføre din booking i Planbook 
  • du ønsker at afbooke en tid 
  • du ønsker at booke en tid, der allerede er optaget 
  • du ønsker at booke en tid, der ligger uden for facilitetens normale åbningstid 
  • du mangler et login til Planbook 
  • I ønsker at få godkendt jeres forening under folkeoplysningsloven

Hvis du har brug for hjælp til at gennemføre din booking i Planbook, så ring til os, mens du sidder ved computeren, så vi kan guide dig igennem din booking over telefonen.

Mere information om digital booking fra 1. december

Fold alle ud

Særligt vedrørende fodboldbaner

For langt de fleste faciliteter godkender eller afviser vi jeres forenings bookingønsker.

For fodboldbanerne vil vi dog i et forsøg ”frigive bookingen”, så I selv kan booke fodboldbaner uden yderligere godkendelse fra os.

Det betyder, at jeres forening skal:

  • booke jeres sæsontræningstider i Planbook (vi sender ikke noget skema til jer fremover, men kontakter jer, når det er tid til at I skal lave bookingen af sæsontræningstiderne) 
  • booke enkeltstående lån til for eksempel arrangementer (Husk: når I laver bookingen, er det vigtigt, at I skriver i feltet ”Bemærkninger”, hvis I har behov for lån af materiel, opstregning af baner eller andet, vi skal tage højde for. Hvis I ikke får skrevet det der, må I ringe eller maile til os efterfølgende, så I ikke risikerer at stå i en situation, hvor banen ikke er gjort klar til jer.) 
  • være opmærksom på at de tider, I booker, stemmer overens med jeres reelle behov

Oplever vi uhensigtsmæssigheder ved frigivningen af bookingen – for eksempel at nogle foreninger booker flere timer, end de reelt bruger, kan vi gå ind og overtage styringen.

Undtaget fra frigivningen af bookingen er Søholt Idrætsanlæg. Her skal I stadig selv booke sæsontræningstider og enkeltstående lån i Planbook, men bookinger på Søholt Idrætsanlæg skal godkendes af os.

CVR-nummer

Har jeres forening ikke et CVR-nummer, vil vi gerne opfordre jer til at få det. Et CVR-nummer er en vigtig brik i kommunikationen mellem os og jeres forening. Har I ikke et CVR-nummer, kan vi ikke:

  • udbetale tilskud til jer
  • sende regninger til jer (for eksempel for leje af kunstgræsbaner eller lokaler på medborgerhuse)
  • sende beskeder til jeres forenings digitale postkasse på virk.dk

Hvis du er i tvivl, om hvordan jeres forening får et CVR-nummer, kan du læse mere om det via dette link:

CVR-nummer til frivillige foreninger

Hvad bringer fremtiden?

Silkeborg Kommune overvejer at købe et nyt bookingsystem inden for en overskuelig fremtid. Det arbejder vi på, og vi sørger for, at jeres forening hører nærmere om det, når det bliver aktuelt.

Midlertidige undtagelser fra den nye lovgivning

Der er to midlertidige undtagelser fra den nye lovgivning, og det er:

  • Foreningers brug af skolelokaler 
  • Foreningers brug af svømmefaciliteter

Områderne er kun midlertidigt undtaget, og foreninger der bruger disse faciliteter vil, når vi har et nyt bookingsystem på plads, også skulle søge digitalt via dette.

Hvis du vil vide mere

Du kan booke de kommunale faciliteter via vores bookingsystem Planbook:

Planbook

Links til mere information om de kommunale faciliteter

Digitaliseringsbølge 3 og lovtekst

1. december 2014 træder 3. bølge af den fællesoffentlige digitaliseringsstrategi i kraft. Ansøgning om anvisning af lokaler og udendørsanlæg er et af områderne i denne bølge.

Link til 3. bølge af den fællesoffentlige digitaliseringsstrategi

Link til ændring af forskellige lovbestemmelser om ansøgninger, anmeldelser, meddelelser, anmodninger og erklæringer til offentlige myndigheder

Sidst opdateret